Contar con un sistema de control de inventarios avanzado es uno de los puntos determinantes que inciden en el desempeño y manejo estratégico de las empresas. El correcto orden y administración de los inventarios es sumamente importante pues dispone de un inventario bien administrado y controlado. Para mantener un nivel ideal y aprovechar al máximo las ventajas del control de inventarios, es recomendable efectuar ciertas acciones. Algunas de estas son no provocar costos innecesarios, reducir al mínimo los grados de existencias y garantizar la disposición de existencias en el momento adecuado.
Hay tres factores que ayudarán a entender la necesidad de una buena gestión de inventarios:
Frecuencia del nivel de inventario para cada producto.
En qué momento se debe colocar un pedido al proveedor.
Cantidad óptima por ordenar
El seguimiento y control de inventarios es una actividad primordial en la empresa, ya que al tener una visión confiable y segura se puede tomar mejores decisiones, como reducir costos al no cargar con excesos o faltantes de mercadería. De esa forma se podrá ofrecer un mejor servicio y/o producto al cliente. Asimismo, obtener niveles óptimos de inventario puede ayudar a la empresa a liberar flujo de efectivo.
¿Qué es un sistema de control de inventarios?
Un sistema de control de Inventarios es el proceso en el que una empresa lleva la administración eficaz del movimiento y almacenamiento de las mercancías, así como del flujo de información y recursos que surge a partir de ello. Asimismo, la clasificación de inventario y la confiabilidad en los registros son dos elementos fundamentales al contar con un sistema de gestión de inventarios. En otras palabras, es importante saber qué cantidad se posee en existencias y la identificación de cada uno de los productos que maneja la empresa.
Indicadores del control de inventarios
Para entender mejor sobre la medición y beneficios del control de inventarios, es necesario tener en cuenta estos tres indicadores:
1) Stock máximo
Es el volumen máximo de productos que se quiere mantener en el almacén según el costo que representa para la empresa y el tiempo que toma en ser vendido. Si se cuenta con este indicador, se evita que los productos se queden acumulados y/o deterioren o se pierdan debido a la falta de espacio en la bodega y/o almacén. En algunos casos, las empresas valoran disponer de un inventario grande pero en casos especiales como:
Producto de muy alta rotación o se tenga identificada una temporalidad definida.
Costo bajo de almacenamiento y transporte de producto.
Tiempo de entrega por parte del proveedor.
Especulación sobre aumentos en el precio de los productos y/o materiales.
2) Stock mínimo o stock de seguridad
Es la cantidad mínima de un producto que se desea mantener en el almacén. Si no se tiene este elemento de control, se puede generar un problema de abastecimiento importante y de posibles pérdidas a la empresa. Esto para poder seguir ofreciendo el producto a los clientes. Es por ello que se debe de tener en cuenta los siguientes puntos para mantener un nivel mínimo de inventarios.
Tiempo de entrega inmediato por parte del proveedor.
Costo de realizar un pedido sin importar la frecuencia y cantidad.
Identificación del producto como de bajo movimiento y, en algunas oportunidades, con alto costo.
Pactos de mucha confianza con los proveedores principales.
Especulación en el decrecimiento en los precios del bien.
3) Punto de reorden
Es el nivel de existencias donde se debe de ejecutar el pedido para abastecer nuevamente el almacén, teniendo en cuenta los tiempos de los proveedores y no tener problemas de abastecimiento. Asimismo, el punto de reorden es la suma del tiempo de entrega de la demanda y las existencias de seguridad. El cálculo de un punto de reorden optimizado, por lo general, incluye el tiempo de entrega, el pronóstico de la demanda y el nivel de servicio.
A la hora de calcular el stock mínimo y stock máximo es recomendable calcular el índice de rotación de stock para conocer el número de veces que se ha de reabastecer el almacén y para que esto sea viable, se debe tener en cuenta lo siguiente:
Asegurar que sea económicamente viable. El retorno de la inversión en alquiler, luz, agua, entre otros debe ser lo suficientemente alto debido al aumento de los beneficios.
Corroborar que el crecimiento en ventas no se deba a factores estacionales que no se darán en otro periodo del año.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema de control de inventarios para empresas?
La gestión y control de inventarios es un proceso que tiene un gran impacto en todas las áreas operativas de la empresa y a su vez es un aspecto fundamental de la administración, porque cuando no se encuentra controlado, implica un alto costo y requiere una mayor inversión.
Cuando hay competencia es recomendable que las empresas no tengan dinero detenido en forma de mercancías en su inventario, ni mucho menos queden desabastecidas. La intención es lograr y mantener un equilibrio entre la oferta y demanda como también el de tener confiabilidad en los tiempos de recepción de mercancía del proveedor como en la entrega a los clientes.
Los objetivos de un sistema de control de inventarios avanzado, serán contribuir a una mejor planeación y asegurar la eficiencia en todas las operaciones de la organización. Aquí conoce algunos beneficios del control de inventarios:
Mantener el control de las ubicaciones dentro del almacén
Detectar los productos de lento movimiento y crear nuevas estrategias para poder agilizar su rotación.
Supervisar y monitorear la calidad de los productos, para evitar deterioros o caducidad.
Profesionalizar el control de entradas y salidas de las bodegas o almacenes. Esto permite un mejor registro de los movimientos que se realiza a la mercadería desde que ingresa a almacén hasta que sale.
Mejorar el nivel de servicio al cliente, evitando quiebres de stock por falta de mercancía y generando una mayor lealtad a la empresa.
Optimizar el flujo de efectivo dentro de la empresa. De esa forma las compras son más eficientes y cuentan con una mayor rotación de inventarios, lo que provocará que el dinero se mantenga en circulación.
Identificar la estacionalidad de los productos y planificar las estrategias con información real del stock.
Liberar espacios en los almacenes o bodegas, ya que permitirá una mejor optimización y correcto manejo que incrementará la rentabilidad.
Identificar robos y pérdidas a causa de una mala manipulación de mercaderías por parte del personal encargado.
Manejo eficiente y sus beneficios del control de inventarios
Para lograr alcanzar estas ventajas es importante contar con una herramienta que brinde el apoyo en la gestión de los inventarios de forma rápida y eficiente. Asimismo, en la empresa deben establecerse mejores prácticas en la planeación y ejecución de los procesos, decisiones a tomarse y, sobre todo, darle mayor énfasis a la revisión y seguimiento.
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